Cum să planifici și să organizezi un birou sau o mișcare de afaceri

Portra Images / Getty Images

Mutarea afacerii într-o nouă locație de birou este un proces în mai multe etape care necesită o planificare atentă și mai multe etape de pregătire. Ca în orice proiect mare, este mai bine să împărțiți volumul de muncă și să atribuiți sarcini specifice diferiților angajați. Începerea timpurie a procesului și menținerea unei comunicări deschise și dese sunt cheile unei mișcări de succes și mai puțin stresante.

Creați o cronologie

Creați o cronologie care include toate etapele esențiale ale mișcării dvs. Pentru a vă asigura că programul este posibil, discutați planul cu toți membrii echipei implicate în mișcare. Fii realist cu privire la cât timp vei avea nevoie. Un birou mic poate avea nevoie de cel puțin trei luni pentru a se pregăti, în timp ce un birou mediu până la mare poate avea nevoie să planifice timp de șase până la opt luni sau mai mult. În orice caz, cheia este să începi cât mai devreme.

Proiectarea noului spațiu

Următorul pas este colectarea tuturor informațiilor disponibile pe noul spațiu. Încercați să obțineți planuri sau un aspect al podelei, astfel încât să puteți identifica componentele cheie, precum prizele electrice și spațiul de depozitare și să începeți să proiectați noul aspect al biroului. De asemenea, este o idee bună să aveți un plan general de dispunere pentru spațiul dvs. curent, astfel încât să le puteți compara pe cele două. Dacă în biroul actual nu există zone care nu funcționează, identificați-le astfel încât să fie evitate aceleași probleme în spațiul dvs. nou.

În plus, faceți o listă cu problemele potențiale cu noul spațiu, cum ar fi o zonă de recepție mai mică sau o capacitate de stocare mai mică sau poate un spațiu deschis mai mare care necesită mai multe cuburi sau pereți temporari. Poate fi necesar să angajați tâmplari, pictori, electricieni, instalatori de sisteme sau alți profesioniști pentru a construi pereți, a adăuga cablaje sau a face modificări cosmetice înainte de a vă muta.

Construiește-ți echipa în mișcare

Pentru birouri medii spre mari, numiți pe cineva (sau cereți voluntari) din fiecare departament sau divizie pentru a-și coordona zona particulară. Acest lucru poate fi atribuit supraveghetorului sau managerului de departament, care poate apoi să se asigure că fiecare angajat își asumă responsabilitatea pentru ambalarea biroului, a fișierelor și a obiectelor personale. Pentru birourile mai mici, este posibil să fiți pe cont propriu. Dacă da, identificați câteva persoane-cheie care pot ajuta la coordonarea deplasării.

Echipa ta poate ajuta, de asemenea, la identificarea problemelor curente cu spațiul vechi și la găsirea de soluții posibile pentru noul birou. Aceasta este o modalitate excelentă de a încorpora și alte puncte de vedere și de a obține consensul în acest sens, mai ales dacă unii angajați nu susțin schimbarea.

Conduce întâlniri periodice

În programul dvs., setați întâlniri regulate pentru a discuta despre evoluția și progresul acesteia cu toți angajații. Este important să ții pe toți informați și să îți faci timp pentru a aborda preocupările și comentariile angajaților. Mutarea este stresantă pentru toți cei implicați și poate fi mai stresantă dacă deciziile nu sunt comunicate în mod adecvat.

Determinați-vă bugetul

Dacă aveți o sumă bugetară specifică alocată pentru mutarea dvs., este important să identificați costurile înainte de a angaja mutători, sau chiar înainte de a împacheta prima casetă.

Atribuie sarcini

Solicitați-vă echipei dvs. în mișcare să creeze o listă de sarcini care trebuie finalizate în săptămânile anterioare mutării și asigurați-vă că sarcinile critice sunt adăugate la cronologie / program. Întrebați fiecare manager de departament sau supervizor ce este necesar din zona lor, care poate include furnizori de servicii de specialitate, precum instalatori de linii telefonice sau specialiști în rețele de calculatoare. De asemenea, asigurați-vă că zonele comune sunt acoperite, cum ar fi zona de recepție, holul și spațiile de depozitare.

Angajați transferurile

Angajarea de mutari este una dintre cele mai critice sarcini de a muta o afacere și există companii în mișcare care se specializează în mutări de birou. Ca orice mutare a gospodăriei, este important să vă asigurați că compania este fiabilă și că veți primi cel mai bun serviciu pentru cost. Faceți-vă cercetarea, puneți întrebările corecte și faceți ca firma să vină la biroul dvs. pentru a vă evalua mutarea.

Această sarcină poate fi atribuită unei persoane sau grup sau la câteva persoane diferite, cu fiecare companie care apelează în mod specific și apoi se compară note. În orice caz, începeți din timp pentru a vă asigura că veți obține cel mai bun preț și potriviți-vă nevoilor.

Faceți o listă de contacte

O listă de contacte vă ajută să vă asigurați că toți cei cu care lucrați, inclusiv furnizorii și clienții, știu că vă mutați. Este o idee bună să atribuiți această sarcină unei persoane care să supravegheze pentru a împiedica contactele să cadă prin fisuri. Notificarea clienților și a clienților necesită comunicări specifice despre noua dvs. locație și modul în care activitatea va funcționa în timpul mutării. Aceste informații sunt esențiale pentru a vă asigura că clienții dvs. nu merg în altă parte pentru serviciile dvs.